文書管理システムに関する様々な情報のコラム。

新人や配置転換で新たなメンバーが参入した時、
一番困るのは、早く(本当の意味で)仕事をして貰う為の準備期間(教育)です。

準備期間が短く、多く案件情報やプロジェクトの内容を効率良く伝えることが、
最も重要ですが、とても難しいです。

そんなときは、文書管理システム もんじゅの知恵が有効です。
具体的には、普段から、議事録や資料、メールの内容を文書管理システム もんじゅの知恵保存するようにします。

新人や新たなメンバーに、プロジェクトや案件の概要や要点を説明します。
新人や新たなメンバーは各人で、文書管理システム もんじゅの知恵を利用して検索をし、
プロジェクトや案件の経緯、質問事項、疑問点を調べて貰います。

議事録、資料、メールの内容が保存されていれば、
プロジェクトや案件の経緯、状況を調べることは難しくないです。
ポイントは「教わるよりも調べる」。
課題として質問事項、疑問点を探して質問する方法、又は 新人に質問する方法が
突っ込んだ積極的内容になり一気にレベルアップが図れ、教える側の時間が短縮できます。

文書管理システム もんじゅの知恵でプロジェクトの経緯、状況を調べる方法(検索)は、
Yahoo! 、Googleと同じ様な 文書の中に含まれている「ことば」で探す方法で
操作は簡単で使いやすく高速に検索が出来ます。Webブラウザのみで検索出来ます。

新規参入者に対するスタートアップスキームとしても
文書管理システム もんじゅの知恵は有効なツールとなります。

余り文書を作成しないので 文書管理システム なんて必要がないと言う方がいます。
でも、全然作成しないで済む会社は殆ど無いです。

文書が少ない会社は作成する時、よけい大変です。文書を書くのは 場数を踏まないと、
思うような表現が出来ないものです。わずかな遅れがチャンスをのがしてしまいます。

そんな時、慌ててインターネット検索や、本で事例を探すのですか、
在るか如何か解らない「当ての無い」本やネットを探す前に 社内を探してみませんか。
社内には、何年か前に作成したもっと最適な文書がある可能性がたかいです。
実績がありクオリティーの高い、殆ど修正をしないで使える文書が在るものです。

一般的に１年位の文書、書式等を貯めると5、6割位、使える文書があります。
さらに、３年位の文書を貯めると7、8割から9割近くまで利用出来る物があると
言われています。(経験則)

以前、何年か前に、先輩が、こんな文書を、こんな事を、書いた記憶で、
文章の中に含まれている「ことば」で文書を探し、見つけて、再利用が出来る仕組みです。
文書管理システム「もんじゅの知恵」は 文書作成量が少ない会社もチャンスを逃しません。

文章を書くことは子供の頃から書いているので、誰でも書けます、
しかし、クオリティーの高い説得力のある文書を書くことは個人スキルに依存し
練習しても中々、身に付かないと諦めている人、会社が多いです。

社内外で利用するクオリティーの高い、効果的な説得力のある文書を書くには
時間と訓練が必要です。しかし、対策が進んでいません。
昨今の企業を取り巻く厳しい状況はこれらを放置できません。

どこの会社でも出来る簡単な対策が在ります。
それは以前、成果の出た、実績のある文書を活用する事で効果的な文書作成が出来ます。
また、文書のクオリティー、効果も以前作成した物を修正するので更なる向上が図れます。
考え方は再利用のサイクルがプラスのスパイラルとしてはたらきます。

ポイントは ①フリーフォマット(非定形)の様々な文書(書類)、資料を効率的に「保存」。
②最適な文書(書類)、資料を 簡単に高速に「探す(検索)」仕組み。
③社内で文書(書類)、資料、情報の「共有」が出来る事が必須となります。
これらの技術は“文書の中に含まれている｢ことば｣から検索する方法(索引型全文検索)”
の文書管理システム もんじゅの知恵 が実現します。

この仕組みは[効果的な文書]と同時に[数倍から数十倍]の生産性が自然に上がります。
文書の検索、作成の時間のみを低めに計算しても下記の削減時間(金額)が試算出来ます。
5人で利用した場合の年間1,173ｈ(2,580,960円)
10人で利用した場合の年間2,464ｈ(5,421,120円)
30人で利用した場合の年間77168,ｈ(16,976,160円)

間に合っている、人(現有メンバー)で出来る、
システム化やコンピュータ化(機械化)しないと言うお話を聞きます。
人と言う資源を無駄に使う事で、売り上げを失っています。
新しいビジネスの芽を摘み取っています、機会、喪失してしまいます。

ビジネスに取って最大の生ものは作業時間です。
生ものと言えば果物や野菜、肉等が 頭に浮かび、鮮度や賞味期限がと言いますが、
鮮度や賞味期限があるという事は多少でも日持ちします。
しかし、時間はその時にしか使えません。時間を取り戻す事は出来ません。
時が過ぎてしまえば「その時」の作業時間は無駄に消費してします。

ビジネスで勝ちぬくにはその時の作業時間を最大に有効活用する、道具が必要です。
文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵 は
毎日の文書、書類の検索・作成・再利用の時間を無理なく 数分の1～数十分の1 に削減し、
ビジネスを支援する道具です。こんなに多くの時間を削減出来る道具はありません。

整理整頓とか、お片付けをご指導される方は
「一定の期間、使わなくなった物を捨てる勇気が必要、
必要でない物は極力処分し、最小限の物に絞って分類整理しよう」と言うのが一般的です。
この考え方は 基本的には廃棄、極力持たない考え方です。

会社にとって大事な資産を廃棄？「矛盾」、「疑問」、｢無理｣があります。

まったく｢逆のアプローチ(仕組み)｣[逆転の発想]のご提案です。
書類等はとにかく保存、分類しようとするから片付かない。分類・整理しない、保存する。
分類や容量も気にしないで｢大きなバケツ｣に放り込む様に「保存」。
文書管理システム もんじゅの知恵は大容量の保存と簡単で高速な検索で可能にしました。

この＜保存、検索、共有＞ は膨大な情報資産を形成、そして成長します。
故に保存文書の再利用率が上がり、さらなる大きなメリットをもたらします。
文書管理システム「もんじゅの知恵」の保存、検索、共有は
事務処理の一般的な文書を探す、作成する業務の効率を[数倍～数十倍]に上げます。
無理なく自然に多くの削減時間(*1)を生みだし、業績向上に繋がります。

文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」の
検索対象文書はワード、エクセル、パワーポイント、PDF、TXT、HTML、MHT、DXF、
OpenOffice(Writer,Calc,Impress)です。

(*1)削減時間(金額)＜当社試算＞
5人で利用した場合の年間1,173ｈ(2,580,960円)
10人で利用した場合の年間2,464ｈ(5,421,120円)
30人で利用した場合の年間77168,ｈ(16,976,160円)

文書(書類、書式、事例)が高速に見つかるシンプルで簡単な 文書管理システムの
影響範囲。

１、利用者(担当者)の目線から、
簡単にいつでも文書管理システムから検索が可能で、経験の多少に関係なく
既存の文書を活用する事で少ない時間でも安定した仕事が出来る。

２、先輩・管理者の目線から
担当者(利用者)からの問い合わせ回数が減ります。細かく指示しなくて済み、確認も簡単。
作成した文書(書類、書式、事例)を効率良く社内に配布、周知、そして再利用が可能です。
すなわち、十分検討された実績のある文書(書類、書式、事例)の再利用が進みます。

３、会社全体から見て、
文書管理システムからの再利用が進む事で、必然的に文書(書類)の品質が向上します。
生産性が上がります。会社全体で大幅な時間短縮が可能で経費節減が出来ます。

４、お客様から見て　＜一番大事＞、
文書管理システムからの事例を参照されるので、レスポンスの良い、
安定した木目細かい対応で製品、サービス等の提供が常に受けられる事です。

この一連の展開から当然ですが、大幅な業績向上に繋がります。
文書(書類、書式、事例)を管理する単純でシンプルな
文書管理システム 「オンサイトクラウド もんじゅの知恵 サービス」の 影響範囲は
とても広範囲（全ての人）にメリットをもたらします。

経験の浅い担当者の作成した書類、提案書の添削は大変です。
文書内容、文脈、構成、と様々な角度から読み込み、添削していかなくては成りません。
内容、文脈が良くても、提出先よっては適していない事もあります、検討要素は色々です。
大変な労力を必要とします。

文書管理システムは新規の文書の作成を減らし、大幅な作業効率の改善をします。
一般的に１年位の文書、書類、資料等を貯めると5、6割の再利用が可能です。
さらに、３年位の文書等を貯めると7、8割から９割近くまで再利用が可能です。（経験則）
ベースになりそうな文書を見つける事で、添削時間は大幅な削減出来ます。
実績のある文書をベースにする事である程度のクオリティーが維持し作成されます。

具体的活用シーンは　先輩等が以前作成した文書、資料を
社内ネットワーク上の文書管理システム「もんじゅの知恵」で
内容の特徴を示す｢ことば｣、書かれているであろう「ことば」、提出先、作成期間を
文書の中に含まれている「ことば」をキーワードとして探す＜全文検索＞、
文書作成ソフトで修正、新しい文書が出来上がります。
勿論、新しく作った文書も新たな文書として文書管理システムに保存します。
以上の手順でクオリティーの高い文書を簡単に短時間で作成出来ます。

文書の中に含まれている「ことば」で検索する「全文検索」の仕組みが、
効率的に「見える化」、「使える化」を可能にします。
この仕組は文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵に
様々な社内文書、資料、情報を蓄積[共有保存]する事で実現できます。
文書の共有化を促進、情報資産を形成、検索の確度を上げ、さらに再利用率が上がり
正のスパイイラルが働き、大幅に時間を削減し、多くの時間を生みだし、
業績向上に繋がります。

今、ITは必須になっています。苦手だから使わない…と言ってはいられないです。

では、ITを活用する為には、どの様なことをすれば良いでしょうか？
まず、今まで皆で作成した、ファイル、企画・提案書、文書や資料を利用する事です。

文書や資料を再利用することは、新規に作成するよりも短時間に完成し、再利用を重ねる
たびに、完成度が上がっていくという利点があります。

この再利用の為には、作成したファイルを素早く簡単に見つける事がポイントとなります。

普段、何気なく利用している、お馴染みのYahoo!やGoogleの検索の仕組みが便利です。
文書や資料の中に含まれている｢ことば｣での検索、絞込みが簡単にできます。
社内のファイル・文書用にYahoo!やGoogleの検索が利用できるイメージです。

また、この仕組みの設置、設定、運用サポートを提供側が行なう仕組みもポイントです。
慣れない仕事は人に大きなストレスを与え、多く時間と費用が発生します。

社内設置型 遠隔運用サポート付の文書管理システム
オンサイトクラウド｢もんじゅの知恵｣は上記の仕組みを実現している
ファイル、企画・提案書、文書･書類の保存・検索サービスです。

ITをビジネスに便利に有効に活用して頂きたい、そんな願いでご提供しています。

文書事例集は本やデータで販売されています、全部は必要ないがあると重宝します。
昨今はYahoo，Googleで類似の文書を見つけて利用する事が多くなっています。
インターネット上には様々な文書が存在します。とても便利です。ある保証はありません。

社内には、最適な文書がたくさんあります。
社内で利用実績のある文例を共有して再利用する方が早く便利です。
それもピッタリで殆ど修正しなくても良い文書があります。

「当てのない」ネット上を探す前に「当てのある(確実にある)」社内を検索。
そんな発想が文書管理システム　オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」の仕組みです。
先輩(先人)の知恵を含め、知恵を結集すればとても良い物が出来ます。
時空(時間空間)を越えた「三人寄れば［もんじゅの知恵］」です。

文書管理システム　オンサイトクラウド“もんじゅの知恵”に
先輩(先人)が作成した、実績のありクオリティーが高い、確実に使え、修正量も少ない、
文書・資料が在れば便利で効率が良く早いのは誰が考えても当然です。

間違いなく、あなたの会社の生産性は格段に上がります。

文書管理システム｢もんじゅの知恵｣は フリーフォーマットの 様々な形式(*1)の
デジタル文書の 保存・検索をスピーディーに管理したい人たちに便利な仕組みです。

最新の規定等を周知徹底したり、
エビデンス（証拠、根拠、検証結果(evidence)）等を残す管理 等、
ISO等の規格管理、社内申請書、社内規定、マニュアル等の維持管理には
フリーフォーマット(非定型、非構造)の文書の中に含まれている｢ことば｣全てを
「キーワード」としてスピーディーに見つける事が出来る、文書管理システムが最適です。

これらの維持管理のコストを抑える事は中々難しいですが、
文書管理システム ｢もんじゅの知恵｣は社内設置型(オンサイト)で遠隔運用サポートが
付いていて、運用管理スタッフも不要です。管理費等の経費を極力押さえます。

文書管理システム オンサイトクラウド｢もんじゅの知恵｣は
文書の共有化を促進、情報資産を形成します。
大幅な時間削減をし、多くの時間を生みだし業績向上に繋がります。

(*1)：検索対象文書「Word, Excel, PowerPoint, PDF, html, mht, text,DXF ,
OpenOffice(Writer,Calc,Impress),」