文書管理システムに関する様々な情報のコラム。

引継ぎが、うまくいかない、どうしても抜けが出てしまう…、
そんなお悩みの方は、たくさんいらっしゃいます。

そもそも、引継ぎの期間は長く取れませんし、通常業務の合間に行います。
現在進行中の案件、過去の重要案件、お客様情報、担当者の情報など…、
引き継ぐことは無限にあると言っても過言ではありません。

この様な状況から、引継ぎで抜けがあるのは仕方がないとも言えます。
しかし、なるべく抜けが少なくなる様な 仕組み(環境)を作る事は重要です。

前任者・退職者の仕事内容を「トレース出来る仕組み」を作ることです。
仕事内容のトレースが出来るということは、仕事の経緯を辿れる
ということですので、自然と抜けが少なくなります。

また、担当者の個人的な「所感(メモ)を残す」とさらに良いです。
この所感は、状況や背景、心境、仕事や顧客の雰囲気を伝えられ、
何気ない一言から書いた人も気が付かなかった、潜在的な顧客の要求やニーズが
見つかる事もあります。

抜けの少ない引継ぎを行う為には、普段から文書、資料、メモを「貯める」事が重要です。

その為には保存し易く、探し(検索)やすい仕組み（文書管理システム）が必要です。
しかし、これらの文書、資料は不定形(フリーフォーマット)です。
フリーフォーマットの文書や資料の中に含まれている｢ことば｣で
探せる（検索出来る）ファイル共有システム(サービス)がベストです。
この貯める(保存)、誰でも簡単にタイムリーなアクセス（探す・検索）可能な仕組みが、
層の厚い組織を創ります。

そんな仕組みを支援するのが
文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵　サービスです。