文書管理システムに関する様々な情報のコラム。

オンサイトクラウド｢もんじゅの知恵｣はの立場の違いから様々な幸せの輪が広がります。

１. 提供者からの幸せの輪。
・文書管理システム｢もんじゅの知恵｣の検索は担当者からの問い合わせを減らします。
・自分自身の仕事に集中出来ます。
・作成した文書を効率良く社内で配布・周知可能です。

2. 利用者からの幸せの輪。
・文書管理システム｢もんじゅの知恵｣の検索機能は目的の文書を簡単に絞り込みます。
・短時間で見つけることが出来、問い合わせ回数も減ります。
・文書管理システム｢もんじゅの知恵｣に文書や資料を保存する事で、
パソコンが壊れても他のパソコンで業務を継続して行うことが出来ます。

3. IT管理者からの幸せの輪。
・文書管理システム｢もんじゅの知恵｣は遠隔サポート付で、管理業務が軽減出来ます。
・設置場所は社内で「持ち出すリスクが無く」、心理的にも安心です。

4. 経営者からの幸せの輪。
・先輩の作成したクオリティーの高い文書が共有化出来ます。
・大量の文書や資料の資産化進み、多くの再利用が出来る様になります。
・安定した文書、資料で生産性が向上し、顧客満足度が上がります。
・月別レポートからは、よく利用されている文書が分かり、
社内トレンドや新しいサービスや製品、効率的な業務手順が生まれます。

会社全体が便利で効率よくなり、幸せの輪が大きく広がります。

ポータルサイトは、インターネットアクセスの入り口となるウェブサイトです。
社内版、ポータルサイトは会社に散らばっている、データ・情報・ファイル・文書を
効率的に管理し生かした文書管理システム(ファイル管理)となります。

この目的を達成する為には、みんなで使う為の、保存機能と共有機能が必要です。
誰もが何でも見えるのも問題です、見れる物、見れない物を分ける、
アクセス権限も必要です。

他の人が作成した資料を見つけ、取り出しやすい様にする機能が必要です。
メニューやカテゴリーから探す(ディレクトリ型の構成)より、
データ・情報・ファイル・文書の中に含まれる｢ことば｣で検索する機能がよいです。
カテゴリーは流動的な変化する時代の流れに対応しメンテナンスが殆ど出来ません。

社内ポータルもインターネットのポータルサイトと同じで、検索機能が入り口となります。
会社内に散らばっているデータ・情報・ファイル・文書を効率的に集約し、
基本的に社員であれば誰でも、簡単に検索が利用出来るようにする事で、
仕事の効率をアップするだけでなく、今まで個人(個人所有)しか見ることが出来なかった
ファイル、情報を会社の｢財産｣として共有活用ができます。

この企業内ポータルサイトをターンキー(*1)で提供する仕組みが、
文書管理システム“オンサイトクラウド｢もんじゅの知恵｣”サービスです。
保存・検索・アクセス制限機能等が誰でも簡単に使え、
システム設置を意識する必要は無い｢遠隔運用サポート付き｣です。
更に、月間利用状況レポートを毎月送付しており、情報や文書の利用状況が分ります。
このレポートをベースに様々な分析をする事で、新しい仕事や事業、仕事の効率化が図れます。
データ・情報・資料・文書を効率的に集約する、仕組みは中小企業を強くします。
ポータルサイトの文書管理システム(ファイル管理)は貴方の会社を激的に変えます。

（*1）：鍵(かぎ)を回せば設備が稼働する状態にして引き渡すという意味。

引継ぎが、うまくいかない、どうしても抜けが出てしまう…、
そんなお悩みの方は、たくさんいらっしゃいます。

そもそも、引継ぎの期間は長く取れませんし、通常業務の合間に行います。
現在進行中の案件、過去の重要案件、お客様情報、担当者の情報など…、
引き継ぐことは無限にあると言っても過言ではありません。

この様な状況から、引継ぎで抜けがあるのは仕方がないとも言えます。
しかし、なるべく抜けが少なくなる様な 仕組み(環境)を作る事は重要です。

前任者・退職者の仕事内容を「トレース出来る仕組み」を作ることです。
仕事内容のトレースが出来るということは、仕事の経緯を辿れる
ということですので、自然と抜けが少なくなります。

また、担当者の個人的な「所感(メモ)を残す」とさらに良いです。
この所感は、状況や背景、心境、仕事や顧客の雰囲気を伝えられ、
何気ない一言から書いた人も気が付かなかった、潜在的な顧客の要求やニーズが
見つかる事もあります。

抜けの少ない引継ぎを行う為には、普段から文書、資料、メモを「貯める」事が重要です。

その為には保存し易く、探し(検索)やすい仕組み（文書管理システム）が必要です。
しかし、これらの文書、資料は不定形(フリーフォーマット)です。
フリーフォーマットの文書や資料の中に含まれている｢ことば｣で
探せる（検索出来る）ファイル共有システム(サービス)がベストです。
この貯める(保存)、誰でも簡単にタイムリーなアクセス（探す・検索）可能な仕組みが、
層の厚い組織を創ります。

そんな仕組みを支援するのが
文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵　サービスです。

誰もが、ペーパーレス化を否定する人はいません。
文書管理システムを利用した削減ポイントは次の通りです。

1. 紙の消費の大幅削減。
第一に紙の消費が大幅に削減出来ます。CO2削減に大きく貢献します。
2. 保管スペースの大幅削減
大量の紙の文書を保存する場合、保管場所が必要となります。
電子化すれば、サーバースペースだけで良いので、占有部分を大幅に削減できます。
3. 探す手間の削減。
紙の文書だと目的の文書を素早く探すのは熟練を必要とし難しいです。
電子化して、キーワード等の検索ができれば目的の文書を
素早く見つけることができます。
4. 移動の削減。
ネットワーク上で共有すれば、自分の席で、社内の何処からでも探せます。
5. 渡す手間の削減。
メール等で保存場所を連絡する事で
瞬時に文書を渡すことができ、業務スピードが向上します。
6. 漏洩の抑止。
アクセス権を付与することで、
文書へのアクセスログを記録し、社員に記録の存在を周知することで、
文書等の情報の重要性を認識させ、情報漏洩の抑止力となります。
また、万が一、問題があった場合も調査可能です。

さらに、文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」は
社内設置型(社内LAN)で設定から運用まで遠隔運用サポートを行います、
文書(資料)を社外に持ち出すリスクも在りません、
運用管理スタッフも不要で大幅な経費削減ができます。

文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」の
検索対象文書(ファイル)はワード、エクセル、パワーポイント、PDF、TXT、HTML、MHT、
DXF、OpenOffice(Writer,Calc,Impress)です。
貴社のペーパーレス化を大きく前進させ、大幅な業績向上に繋がります。

コミュニケーション活性化ツールとして社内SNSやブログが使われますが、
みんなでコミュニケーションが活性化する様にあらたな記事を書き続ける事は
多くの時間とたくさんの努力が必要です。

社内でSNSやブログを活用したコミュニケーション活性化の難しさはここに在ります。
故に社内SNS、ブログがコミュニケーションツールとして効果があると言っても、
限定的で全ての企業でうまくいかないのはこの辺の所です。

しかし、文書管理システム もんじゅの知恵を利用したコミュニケーションの活性化は
自然で無理が無くコミュニケーションが活性化できる仕組みです。

仕事上、必要な文書を書くこと、必要な資料を探し読む事のも普通で当然です。
SNSの様に時間をさいて何か書いたり、業務以外の文書を読みに行く必要が在りません。

先輩、同僚、自分の文書を活用、参照、再利用する為には当然、文書を読みます。
文書管理システム もんじゅの知恵に書類(文書)を保存する際に、
フリーフォーマットで制限の無い文書で 作成時の感じた思い、注意いした点等の
｢所感｣や｢メモ｣を付け事が出来ます。　そしてこの文書が 更に効果を高めます。
特に｢所感｣や｢メモ｣は書いた人の人となり、考え方等がおのずとあらわれます。
先輩にその文書についての質問や会話も親しみを持ち、自然に出てきます。

この様に自然に様々な文書を読み、質問する事でコミュニケーションが発生します。
もちろん、この様な事は最低6ヶ月～1年位の文書が保存されていなければ起きません。

文書管理システム もんじゅの知恵を利用した活発なコミュニケーションは
大幅な事務処理の生産性を実現し、次のあらたな展開、ステージを演出します。

今、物がたくさん氾濫していて整理整頓を難しくしている。
何でも簡単に手に入れられる時代だから整理しようがない。とも言えます。

デジタルデータや情報も同じです。情報は簡単にかつ、たくさん入手し易くなっている。
大量の情報は有用な情報が埋もれ、見落が発生します。
増える一方の情報を如何に整理して書類を作成するのはある意味至難の技です。

そこで役に立つのが 文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」です。
デジタルデータの保存・検索を担当します。　従来の整理との違いは
整理するのでなく「とにかく保存」。整理は不要です。整理不要の整理システムです。
整理方法がと色々言っているから先に進みません、上手く活用できないのです。
将来使えそうだとか、必要になりそうなものは、とにかく保存する。

検索は保存文書に中に含まれている「ことば」で高速に探す仕組みです。
Yahoo! ，Googleの検索と同じ様な仕組みで社内の文書を探せます。

ことばの絞込みは自由自在に出来ます。検索対象のことばの前後何文字か表示される。
大量の情報からの見落を少なくし、面白い位、短時間で見つかります。

今お持ちの情報を 文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」で
最大限に活用、再利用する事が貴社の繁栄を確実に実現します。

文書、資料、書類を探す時間は、5分、10分程度までは、許される範囲なのでしょうか。
意外に、20分、30分、1時間、場合によっては、半日、1日以上かかってしまう
場合もあります。「～しょうがない」で良いのでしょうか？

探す時間は「１分以下(程度)」に短縮できます。

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は
[検索]探す文書を頭に浮かべて［文書の中に含まれていると思われる］、
思い出した「ことば」で検索します。
絞込み検索も複数の頭に浮かんだ「ことば」を指定する事で誰でも簡単に出来ます。
探すものを頭で考える、思考パターン、そのままで、探せます。
[保存]誰もが使った事のある、メールを送る要領で誰でも簡単に保存が出来ます。

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は
文書の検索、作成で業務効率を自然に数倍～数十倍に上がります。
地味ですが確実に多くの時間（経費）を削減します。

探し物のストレス解消は快適なビジネス環境を創り業績向上に繋がります。

物を買う場合、購入時期は重要です。買ってすぐ、新製品の発表が出ると、
損をした気になります。

しかし、常に最新バージョンにアップデートされるサービスは
使う次期が遅れれば遅れるほど、利用する事で得られる利益が遅れ損をします。
いわゆる、買うから利用する時代は｢機会損失｣が発生します。

社内設置型の文書管理システム オンサイトクラウド ”もんじゅの知恵”・サービスは
インターネット経由でアップデートをします、最新版が常にご利用頂けます。

提供開始から見ると、更に簡単に入力出来る方式を２つ追加、対応ファイル形式の追加、
また、お客様からのご要望で表示順序のオプションを追加しました。
様々な機能追加、変更を続ける事で、最高のサービス提供を目指しています。

文書管理システム”もんじゅの知恵”は社内文書(書類、資料)等を探す・作成する時間を
｢数倍～数十倍｣に向上させます。(*1)
社内文書の共有化で情報資産を形成し、検索の確度を上げ、さらに再利用率が上がり
大幅な時間削減を実現し業績向上に繋がります。

(*1)削減時間(金額)＜当社試算＞
5人で利用した場合の年間1,177ｈ(2,591,400円)
10人で利用した場合の年間2,470ｈ(5,434,000円)
30人で利用した場合の年間8,064ｈ(17,740,800円)

インターネット上でたくさんの人(賢者)から知識を集め(集合知）、蓄積し、
サービスしているのが「ウィキぺディア（wikipedia）」です。

同じ様な仕組みを社内ネットワーク上で簡単に利用できる様にしたサービスが
文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」です。

文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」の
ユーザ保存領域は約１テラ（約1000G）で、
例えば１文書、１M（かなり大きめ）で１００万ファイルと無限に近い文書が保存出来ます。
検索対象文書は ワード,エクセル,パワーポイント、PDF、HTML、MHT、DXF、TXT
OpenOffice(Writer,Calc,Impress)と殆どです。

社内の全ての企画・提案書、取引・顧客資料、契約・請求、見積書、FAQ(よくある質問集)、
技術資料管理、ノウハウ集、規定集、等の
先輩の知恵(先人の知恵)、考え、思考を集め、集合知、蓄積知、社内知に出来ます。
この社内文書の共有化、再利用、高速な検索は、大幅な効率化を可能にします。
文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」の
集合知、蓄積知、社内知の進化・成長が　‘みらい’を切り開きます。

電話、コピー の様な 事務機、感覚で かんたんに、誰でも、すぐ使える、
人にやさしいインターフェースに 拘り(こだわり)ています。

操作は 誰もが一度は経験した事のある「おなじみの操作」です。
ブラウザを使用しますので、殆どの人が数分程度ですぐにご利用頂けます。
検索は Yahoo!，Googleと同じ様な検索、結果表示も同じ様な 表示です。
保存は 1)Webメール送信と同じ様な操作、2)メール送信操作、3)コピー&ペースト操作。

運用は 遠隔運用サポート付きで「運用管理者は不要」、「設置を意識しない」仕組みです。
費用は 初期費用のかからない、月額利用料方式、数万円(＊1)～です。

事務処理が数倍～数十倍の作業効率を実現しで 時間(=経費、人件費)が削減 できます。
直接的には文書(書類)を探す、検索・作成時間の 大幅な削減効果(＊2)があります。

他に再利用による 作成スピードの向上、実績のある安定した文書利用による 品質の向上、
ペーパーレス、若いメンバーの即戦力化、組織内のコミュニケーションの活性化　等
数値化出来ない物 が様々にあり、導入前には考えられない効果が出ます。

文書管理システム もんじゅの知恵 は組織(企業)を賢く強く支える仕組みです。

(＊1)月額利用料
5人以下31,320円、10人以下41,040円、30以下63,720円
(＊2)削減時間(金額)[試算]、
5人で利用した場合の年間1,173ｈ(2,580,960円)。
10人で利用した場合の年間2,464ｈ(5,421,120円)
30人で利用した場合の年間7,716ｈ(16,976,160円)