お客様の声 離れた倉庫に保管していた書類も「もんじゅの知恵」で管理しています。書類を見つけるまでの時間を大幅に削減できました。
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文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵:everythink」のお客様の声

お客様の声 共伸貿易株式会社様

Q.文書管理システムの導入を検討した理由をお聞かせください。

A.何年か前の書類の保管方法に困っていたからです。

弊社は貿易関係の業務を営んでおり、お客様ごとに注文書や提案書、発注書など大量に保管しなければなりません。

何年か前の書類が大量に積み重なり、書類を捨てるか迷っているところに「もんじゅの知恵」と出会いました。

Q.導入を決めたポイントを教えてください。

A.「キーワード検索」が便利に感じたのと、価格面でもメリットを感じました。

普段パソコンで調べ物をする時のように、もんじゅの知恵の検索キーワード入力欄に取り出したい書類に関連する「キーワード」を入れるだけで検索できるというのが便利だと思います。
紙のファイルはスキャンしてPDF化して保管をしています。
価格面でも他社の文書管理システムと比較し安いと感じました。

Q.導入にあたり問題はありませんでしたか?

A.管理のルールを決めるまでに時間がかかりました。

文書管理システムの導入は初めてだったので、少しルール決めに時間がかかりました。

もんじゅの知恵は「全文検索」が可能ですので、ワードやエクセルファイルは問題なかったのですが、手書きのPDFだとタイトルに日付や社名を入れるなどのルールの浸透に時間がかかってしまいました。
ルールが決まってからは何も問題なく運用しています。

Q.導入でどのような効果がありましたか?

A.倉庫にしかない書類が、オフィスにいて確認できるようになって助かっています。

弊社では6名の社員が文書管理に「もんじゅの知恵」を使っています。
日頃のワードやエクセルファイルの管理にも活用しています。
しかし、一番の活用方法は、「昔の書類のPDF化」です。

今まではオフィスから離れた倉庫に書類を保管していることもあり、書類の確認のために倉庫まで移動しなければなりませんでした。
倉庫にあった書類を「もんじゅの知恵」に入れることによりオフィスから昔の書類を検索できて、移動時間や倉庫で書類を探す時間が削減できました。

検索もとても早くて、欲しい書類がすぐに出てくる点も魅力です。

Q.今後の展望をお聞かせください。

A.さらに使用頻度を高め、データ分析を活用したいですね。

「もんじゅの知恵」では、月に1回、月間レポートが送付され、使用頻度の高いファイルや検索キーワードランキングが分かるようになっています。
弊社では、まだ登録データ量も少なく、最大限システムを活用しているとは言いがたい状況です。

今後はお客様との打ち合わせ履歴や受注、見積書など全てのファイルを「もんじゅの知恵」で管理し、データ分析を行なっていきたいと思っています。

お客様のプロフィール


社名:共伸貿易 株式会社
事業内容:粉砕機械等の輸入販売
設立:1989年10月20日
代表者:岡野 浩二
本社所在地:東京都墨田区錦糸1-16-11-4F
資本金:1,000万円
URL:http://www.kyoshin-trading.com/