もんじゅの知恵® 4つの活用シーン
情報共有に活用
また、紙で保管するよりもデータで保存することが多くなっているでしょう。
デジタルデータは、日々、蓄積され、探すのにも一苦労です。
10分程度で探せれば良いですが、1時間や半日かけても見つからないことも…。
また、データは個々人のパソコンに入っており、その人がいないと「分からない」
「引き出せない」…ということになっていることが多いようです。
そうならない為に、データの共有を行いましょう。
更に、ただ単にデータ(情報・ファイル)の共有するだけではいけません。
簡単に探せないが為に、利用されなくなってしまう場合もあります。
例えば、他の人が作成した資料は｢フォルダー構成やファイル名の付け方が人により異なる｣為、保存ルールを作っても探すのが難しいという声をよく聞きます。
文書管理システム オンサイトクラウド®もんじゅの知恵®は
文書の中に含まれている「キーワード(ことば)」で検索(全文検索)が可能なので、大量の共有情報から簡単に必要な情報・ファイルを引き出すことが可能です。
この様な機能を持つ 文書管理システム オンサイトクラウド®「もんじゅの知恵®」を
利用すれば、「将来使うか」、「必要になりそうか」など考えずに「とにかく保存」する、
「捨てる整理」から「貯める整理」への転換が可能となります。
ペーパーレスに活用
では資料を削減すれば良いのでしょうか？そんなに簡単にはいきませんよね？
大事な書類(取引履歴、企画書、提案書、見積書、契約書等)を捨てる事は出来ません。企画、提案書等は会社の大事な資産です。
紙の書類、資料はスキャンしてデジタル（PDF）化してしまいましょう！
近年OCR（文字認識）の精度は活字印刷文字では9割程度とかなり高い精度と言われています。（条件の悪い時の文字データ化精度は5､6割程度です）
これらの会社独自のデジタル情報資産は もんじゅの知恵®の検索(全文検索)で
誰でも簡単に高速にファイルを探し出しやすくなります。
新人教育に活用
新人の方に仕事内容を覚えてもらう際、最も有効な手段の一つが
「議事録や資料、お客様やプロジェクト内に流れた、メールを読むこと」です。
議事録や資料、メールを文書管理システム「もんじゅの知恵®」に蓄積しておきます。
新人には要点を伝え、文書管理システム オンサイトクラウド®「もんじゅの知恵®」で、「プロジェクト名」、「案件名」、「お客様名」などの「キーワード」で検索し、関連情報を収集してもらいます。
案件の概要や経緯を掴むことができるだけでなく、情報収集力＆分析力も身につけることが可能です。
＜企画・提案書の作成＞
文書管理システムに保存した文書(ファイル)の活用する方法は効果的です。
ベテランの先輩が作成した資料を参考に作成する事で
新人や経験の浅い人も短時間で参考レベルと同じクオリティーの資料が
簡単に作成が出来ます。再利用で版を重ねる事でさらにクオリティは向上し、
通りやすい企画・提案書が出来ます。
コミュニケーションに活用
「社内SNS」や「ブログ」があげられます。
しかしこれらの方法の継続率は低く、定着が難しいことはご存知でしょうか？
社内SNSやブログは自身で新たな記事を発信しなければなりません。
記事を書くことに慣れた方なら良いでしょうが、全員で行うことは難しいでしょう。
（そもそも全員で行わなければ意味がないのですが・・・）
そこで文書管理システム オンサイトクラウド®「もんじゅの知恵®」を活用しましょう！
毎日の仕事の中で「書類(文書)を書きます」。その時、｢所感｣や｢メモ｣を残す事で、SNSの様な仕組みを作る事が可能となります。
資料からはその人の考え方、意見が出ます。その資料で疑問や何かを感じたとき、作成者へ質問が出ます。
自然に様々な文書を読み、質問する事で、無理なく、コミュニケーションが発生します。
文書管理システム オンサイトクラウド®「もんじゅの知恵®」を上手く活用し
コミュニケーションを活性化させましょう！
