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文書管理システムに関する様々な情報のコラム。

社内に散らばっているファイル(文書)を生かすポータルサイト(=文書管理システム)。


2014年5月8日| 未分類

ポータルサイトは、インターネットアクセスの入り口となるウェブサイトです。
社内版、ポータルサイトは会社に散らばっている、データ・情報・ファイル・文書を
効率的に管理し生かした文書管理システム(ファイル管理)となります。

この目的を達成する為には、みんなで使う為の、保存機能と共有機能が必要です。
誰もが何でも見えるのも問題です、見れる物、見れない物を分ける、
アクセス権限も必要です。

他の人が作成した資料を見つけ、取り出しやすい様にする機能が必要です。
メニューやカテゴリーから探す(ディレクトリ型の構成)より、
データ・情報・ファイル・文書の中に含まれる「ことば」で検索する機能がよいです。
カテゴリーは流動的な変化する時代の流れに対応しメンテナンスが殆ど出来ません。

社内ポータルもインターネットのポータルサイトと同じで、検索機能が入り口となります。
会社内に散らばっているデータ・情報・ファイル・文書を効率的に集約し、
基本的に社員であれば誰でも、簡単に検索が利用出来るようにする事で、
仕事の効率をアップするだけでなく、今まで個人(個人所有)しか見ることが出来なかった
ファイル、情報を会社の「財産」として共有活用ができます。

この企業内ポータルサイトをターンキー(*1)で提供する仕組みが、
文書管理システム“オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」”サービスです。
保存・検索・アクセス制限機能等が誰でも簡単に使え、
システム設置を意識する必要は無い「遠隔運用サポート付き」です。
更に、月間利用状況レポートを毎月送付しており、情報や文書の利用状況が分ります。
このレポートをベースに様々な分析をする事で、新しい仕事や事業、仕事の効率化が図れます。
データ・情報・資料・文書を効率的に集約する、仕組みは中小企業を強くします。
ポータルサイトの文書管理システム(ファイル管理)は貴方の会社を激的に変えます。

(*1):鍵(かぎ)を回せば設備が稼働する状態にして引き渡すという意味。




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