文書管理システムに関する様々な情報のコラム。

2014年4月14日| 未分類

経験の浅い担当者の作成した書類、提案書の添削は大変です。
文書内容、文脈、構成、と様々な角度から読み込み、添削していかなくては成りません。
内容、文脈が良くても、提出先よっては適していない事もあります、検討要素は色々です。
大変な労力を必要とします。

文書管理システムは新規の文書の作成を減らし、大幅な作業効率の改善をします。
一般的に１年位の文書、書類、資料等を貯めると5、6割の再利用が可能です。
さらに、３年位の文書等を貯めると7、8割から９割近くまで再利用が可能です。（経験則）
ベースになりそうな文書を見つける事で、添削時間は大幅な削減出来ます。
実績のある文書をベースにする事である程度のクオリティーが維持し作成されます。

具体的活用シーンは　先輩等が以前作成した文書、資料を
社内ネットワーク上の文書管理システム「もんじゅの知恵」で
内容の特徴を示す｢ことば｣、書かれているであろう「ことば」、提出先、作成期間を
文書の中に含まれている「ことば」をキーワードとして探す＜全文検索＞、
文書作成ソフトで修正、新しい文書が出来上がります。
勿論、新しく作った文書も新たな文書として文書管理システムに保存します。
以上の手順でクオリティーの高い文書を簡単に短時間で作成出来ます。

文書の中に含まれている「ことば」で検索する「全文検索」の仕組みが、
効率的に「見える化」、「使える化」を可能にします。
この仕組は文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵に
様々な社内文書、資料、情報を蓄積[共有保存]する事で実現できます。
文書の共有化を促進、情報資産を形成、検索の確度を上げ、さらに再利用率が上がり
正のスパイイラルが働き、大幅に時間を削減し、多くの時間を生みだし、
業績向上に繋がります。

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