文書管理システムに関する様々な情報のコラム。

文章を書くことは子供の頃から書いているので、誰でも書けます、
しかし、クオリティーの高い説得力のある文書を書くことは個人スキルに依存し
練習しても中々、身に付かないと諦めている人、会社が多いです。

社内外で利用するクオリティーの高い、効果的な説得力のある文書を書くには
時間と訓練が必要です。しかし、対策が進んでいません。
昨今の企業を取り巻く厳しい状況はこれらを放置できません。

どこの会社でも出来る簡単な対策が在ります。
それは以前、成果の出た、実績のある文書を活用する事で効果的な文書作成が出来ます。
また、文書のクオリティー、効果も以前作成した物を修正するので更なる向上が図れます。
考え方は再利用のサイクルがプラスのスパイラルとしてはたらきます。

ポイントは ①フリーフォマット(非定形)の様々な文書(書類)、資料を効率的に「保存」。
②最適な文書(書類)、資料を 簡単に高速に「探す(検索)」仕組み。
③社内で文書(書類)、資料、情報の「共有」が出来る事が必須となります。
これらの技術は“文書の中に含まれている｢ことば｣から検索する方法(索引型全文検索)”
の文書管理システム もんじゅの知恵 が実現します。

この仕組みは[効果的な文書]と同時に[数倍から数十倍]の生産性が自然に上がります。
文書の検索、作成の時間のみを低めに計算しても下記の削減時間(金額)が試算出来ます。
5人で利用した場合の年間1,173ｈ(2,580,960円)
10人で利用した場合の年間2,464ｈ(5,421,120円)
30人で利用した場合の年間77168,ｈ(16,976,160円)