文書管理システムに関する様々な情報のコラム。

マイクロソフト社のMSオフィス（ワード、エクセル、パワーポイント）は
事務処理の定番ソフトです。

明日４月９日にWindows XP、Office2003、Internet Explorer 6のサポート終了し、
セキュリティ更新プログラムが配布されなくなります。｢2014年問題｣と言われている。
OSを含め何年か毎にバージョンアップと買い替え費用が発生します。
買い替えをせざるを得ない状況です。

機能等改善等はされていますが、そのままでも充分に利用出来ます。
一人なら問題ないのですが、社員全員となると結構な金額が発生します。

そこで重宝するのが比較的互換性あるフリー(タダ)のOpenOfficeです。
経費節減を推進する、文書管理システム サービスを利用の為に
費用が発生する製品が必要なのは如何な物か言う、考えもあり、
選択肢の一つとしてOpenOfficeがご利用頂けます。

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は
MSオフィス(ワード、エクセル、パワーポイント)、OpenOffice(Writer,Calc,Impress)、
PDF等の 文書の中に含まれている「ことば」をキーワードに文書を探す事が出来ます。

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は
文書の検索、作成で業務効率を自然に数倍～数十倍に上がります。
地味ですが確実に多くの時間（経費）を削減し、業績向上に繋がります。

クラウドとオンサイトクラウドの類似点は、
常に最新のバージョンが利用できるという点です。
最新の機能が直ぐに利用できるだけでなく、不具合修正(バグフィックス)も含まれています。

また、簡単に利用できるという点も似ています。
オンサイトクラウドは提供会社が設定、管理、運用しますので、運用、管理者が不要です。

クラウドとオンサイトクラウドの相違点、
データが手元(社内)にあるのか、クラウド(社外)上にあるのかという点です。

オンサイトクライドは、｢社内設置型｣で、データは社内にあります。
データが手元(社内)にある利点は持ち出す事によるリスクか無く、安心感があります。
万が一の事故で漏洩しては困る物に向いています。
インターネット上で取り扱うには不向きな大容量の文書、データにも向いています。

クラウドは外部からのアクセスに向いています。
オンサイトクラウドは外部からの基本的にはアクセスは出来ません。
クライドはインターネットの回線スピード、ボトルネック等の影響を受けますが、
オンサイトクラウドは受けません、社内LAN内でスピード感が在ります。

類似点と相違点の分析からクラウドとオンサイトクラウドは補間関係で
両社を組み合わせたバランスの良い仕組みが理想と考えます。

その文書、そのまま「マイドキュメント」に入れっぱなしにするのですか。
「ゴミ箱」に捨てるのですか。その行動、「もったいない」。

文書管理システムで みんなで共有化し 再利用すれば、その蓄積は有効な情報資産です。

ほんの少しの修正作業で前回作成したクオリティーの今必要としている、
新たな文書が簡単に直ぐ完成します。
無理なく自然に大幅に時間が浮き、仕事も楽になります。
２回使えれば作成時間は半分と今回の作成時間、元の文書を10回使えれば10分の１です。
簡単に経費削減・生産性向上が出来ます。

この考え方が 文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」のコンセプトです。
イメージは放り込む(メール送信で保存)だけで、共有の情報資産になり再利用ができます。
探し方は ブラウザでYahoo!，Googleの検索と同じ様な操作で、
保存文書(書類)の中に含まれている「ことば」で簡単に高速に直ぐに見つかります。

社内文書(書類、資料)等を探す時間を｢数倍～数十倍｣に向上します。
社内文書の共有化で情報資産を形成し検索の確度を上げ、さらに再利用率が上がり
大幅な時間削減を実現し業績向上に繋がります。

企画・提案書は通った物、通らない物の理由は様々です、難しい理屈は色々と在りますが、
現実には先人（先輩）が作成し、通った物をたくさん読み、真似する事が
必ず通る、必勝パターンの企画・提案書への近道です。

通らなかった提案書を、通った提案書を参考に修正する事で、通る提案書になります。
通った提案書の言葉を吟味し、より説得力のある提案書に版を重ねて行く事が重要です。

具体的には通った物、通らなかった物を分析、検証して行く為には
過去の成功事例、失敗事例を集め保存、検索出来る様にする事
また、近い条件、類似の事例を効率的に素早く見つける仕組みが必要です。

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は 色々な種類の企画・提案書等の
文書(ファイル)の保存、検索、共有の仕組みを誰でも簡単に使え、社内の文書の品質が
向上し、安定して必ず通る企画・提案書創りに貢献する支援ツールです。

日本の中小企業は約420万社といわれている。
また、総企業数の99.7％を占め、雇用のおよそ7割を担っています。
この重要な位置づけを占める中小企業のIT化は全体的に進んでいない。
IT化が普及している今、企業にとってITの導入は効率的な業務展開に必要、不可欠です。
ITをうまく活用することによって好業績を生んでいる会社も少なくないです。

お得意先の要請、セキュリティ、外部認定の要求等で様々なソリューションを
利用されています。
また、サポート期間の終了、ハードウェア等の障害、リプレースする必要が出て
入れ替えをしなければならないケースも在ります。
何となく、前向きな理由ではなく、IT化をしている様にも感じられます。

しかし、同じ投資も積極的に行わないと、中途半端でチャンスを逃してしまいます。
Windows XPのサポート終了を｢業務を見直す、よい機会をもらった｣と、とらえ、
Windows 7、8などへ入れ替える場合、利用システムがまだ対応していないのであれば、
現行システムの延命を考え、システム改修をし新しいOSに対応させるだけではなく、
効率的にできる仕組みはないか、他の便利な仕組みで業務を行う方法はないか、
という視点でシステムを見直す機会だととらえると見方がかわります。

この方が費用対効果を考えるとトータルコストはかえって安くなる事が多いです。
何処まで検討をするかで、大きな分かれ目になります。
内部検討も良いのですが、信頼できる専門家にご相談した方が効率的です。
いわゆる、餅は餅屋です。（その道の事はやはり専門家が一番と言うたとえ。）

外部CIO的な支援をしてくれる実力のある会社や、人を探すのも良いです。
業社によっては外部CIO的な役目をになってくれる所あります。

・CIO：最高情報責任者（Chief Information Officer）企業の情報戦略のトップ。
情報システムの構築や運営に関する技術的な能力と、得られた情報を基に
CEOら経営陣に対して適切な報告・助言を行う。

「ほう・れん・そう」とは、「報・連・相」で、「報告・連絡・相談」を意味します。
「報告」、「連絡」、「相談」を徹底することによって、
組織の中で必要な情報がきちんと流れるようにしようという改善活動です。
コミュニケーションの基本を示す言葉です。

具体的には、「報告」は上司の指示に対する報告を意味し、
「連絡」は同僚や関係部署などの間で交わされる情報交換・情報共有、
「相談」は迷いや困ったことがあったときに上司や同僚に相談することです。

様々なタイミングで色々な形式（ワード、エクセル、パワーポイント、PDF、HTML、MHT、
DXF、OpenOffice(Writer,Calc,Impress))の
メモ、所感、日報、週報、資料、申請書、提案書、企画書、図面、報告書 等を
文書管理システム もんじゅの知恵に保存する事で
「ほうれんそう」の「報告」「連絡」（情報交換・情報共有）を支援します。

また、文書管理システムの検索は過去の先輩が対応した同じ様な事例文書、資料 等を
見つけ、解決策やヒントを提供し、時空を超えた「相談」を実現します。
さらに、過去の文書 等の作成者から効率的に｢相談する相手｣を絞る事が出来ます。

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵 サービスは
様々な文書の 保存、検索、共有で「ほうれんそう」を支援する最適なツールです。

事業継承を考えていらっしゃる方は、
次の後継者に日々の仕事を通し、仕事の進め方は勿論、色々な話をし、
自分が修得した考え方や感覚に触れてもらい、経営センスを身に着けてもらうべく、
日々努力なさっている事と思います。

しかし、経営判断というものは説明できるものではなく、
きちんとした「言葉に出来づらくい」感覚的で、伝えづらいこと多いです。

｢ご提案｣です。お客様、案件、社員、所感、日ごろから話している色々な事を
思いつくままに一貫性等を考えないで、
ワード,エクセル,パワーポイント,PDF,TXT等の形式、種類を気にしないで、
文書管理システム｢もんんじゅの知恵｣にドンドンと保存して如何でしょう。

事業継承後、後継者は、何かあった時、困った時や、ふとしたタイミングで
何らかの形で前任社長の「ことば」を思い出すはずです。
しかし、その内容を全て覚えているとは殆ど難しいです。

思い出した「ことば」をキーワードに文書管理システム｢もんんじゅの知恵｣で検索。
その関連の資料が出てくれば、とても心強い解決の糸口となります。

取引情報、提案、見積、契約、回収、一連の情報や資料等の様々な文書等を保存する事で、
全ての情報を事業継承者へ伝える事が可能と、大変喜ばれております。

日々一緒に仕事をしてきた、あなたが指名する次期後継者であれば、
体系化されていないメモ、きちんとした文章になってなくても、
残されたメモの行間から微妙なニュアンスを読み取り、何かを悟って
解決策を見つけてくれるはずです。この悟りの感覚がノウハウに繋がります。

事業継承等の引継ぎで 感覚や ノウハウの「伝承ツール」として、
文書管理システム｢もんじゅの知恵｣は最高に便利で有効に機能するツールとなります。

ペーパーレスで経費削減を！というのは、良く言われますが、
電子化しただけでは、劇的な効果が出ません。

効果的なペーパーレスを実現する為には、何をすればよいのでしょうか？
具体的には、デジタル文書が探しやすい様な仕組みが必要です。

探す≒検索、検索は文書の中に含まれている｢ことば｣から見つける機能（全文検索）が
人の思考パターンから考え、自然でスピーディーです。
頭の中で、探す文書の中に含まれている｢ことば｣が幾つか浮かび、
その「ことば」をキーワードとして探すのが 自然な思考です。
この機能の付いた文書管理システムが有効です。

もちろん、デジタル化された、保存文書が無ければ探せません、
保存は分類やキーワードの設定が不要な仕組みがお勧めです。
文書管理システム「もんじゅの知恵」はWebメールを送る感じでバケツに放り込む
感覚で保存ができます [整理不要]。
保存・検索操作が面倒くさいと直ぐに“ほこり”被って使われなくなって仕舞います。
毎日使うものです、簡単に操作できるものを選ぶ事が重要です。

更に、ファイル共有機能も必須ですが、
ファイルの共有が出来る＝誰でもファイルが閲覧可能と言うのも、困る事が多いです。
アクセス制御が可能な文書管理システムも必要です。

ペーパーレスをした為に、コスト高になってしまった…ということを避けるためには、
当然、コスト(費用や実際の作業時間)の検討が必要です。

文書管理システムの利用には、設置・設定・管理(運用)の手間が掛かります。
特に管理(運用)の手間(コスト)は利用している限り費用が発生します。
設置･設定を提供側が対応し、さらに、管理･運用サポート付きのサービスがお得です。

文書管理システム もんじゅの知恵・サービスはこれらの全ての機能を満たす様に
開発・提供しています。

ホームページをリニューアルしました。
ご意見を頂ければ幸いで御座います。

一般に仕事の引継ぎを行う際、今までは資料を元に行います。

その際、全ての資料や文書(ファイル)が揃っている事は稀で、抜けがある事が普通です。

この抜けのある事を前提に、引継ぎが行なわれます。

普段から文書管理システムに全ての資料や文書を保存して置くことで、

抜けがあっても問題は無いです。

文書管理システムに保存した、文書の中に含まれている全ての｢ことば｣での検索(全文検索)

は必要な資料が簡単にかつ直ぐに見つかります。

また、所感、定型化が難しいノウハウ、お客様毎の特徴や特質等を

メモとして保存しておけば、きめ細かい配慮が可能となります。

残されたメモから微妙なニュアンスを読み取ることが出来ます。

これらを手がかりに、お客様との親交を深める事（深耕営業）に繋がり

会社の更なる発展・成長に繋がります。

引継ぎを受けた者であれば、微妙なニュアンスを読み取ることは、難しくないです。

引継ぎを考える上では、文書の中に含まれている全ての｢ことば｣で

検索(全文検索)が出来る、文書管理システムは、その時必要な文書を的確に見つけ出します。

文書管理システムのレンタルサービス オンサイトクラウド“もんじゅの知恵”は

様々な文書(*1)の中に含まれている全ての「ことば」で高速に検索します。

文書の保存・検索・再利用で劇的な作業効率、経費削減を実現いたします。

(*1)、検索対象文書「Word,
Excel, PowerPoint, PDF, OpenOffice(Writer,Calc,Impress), html, mht, text,DXF」