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劇的な効果を実現する「ペーパーレス」、文書管理システム「もんじゅの知恵」。


2013年11月26日| 未分類

ペーパーレスで経費削減を!というのは、良く言われますが、
電子化しただけでは、劇的な効果が出ません。

効果的なペーパーレスを実現する為には、何をすればよいのでしょうか?
具体的には、デジタル文書が探しやすい様な仕組みが必要です。

探す≒検索、検索は文書の中に含まれている「ことば」から見つける機能(全文検索)が
人の思考パターンから考え、自然でスピーディーです。
頭の中で、探す文書の中に含まれている「ことば」が幾つか浮かび、
その「ことば」をキーワードとして探すのが 自然な思考です。
この機能の付いた文書管理システムが有効です。

もちろん、デジタル化された、保存文書が無ければ探せません、
保存は分類やキーワードの設定が不要な仕組みがお勧めです。
文書管理システム「もんじゅの知恵」はWebメールを送る感じでバケツに放り込む
感覚で保存ができます [整理不要]。
保存・検索操作が面倒くさいと直ぐに“ほこり”被って使われなくなって仕舞います。
毎日使うものです、簡単に操作できるものを選ぶ事が重要です。

更に、ファイル共有機能も必須ですが、
ファイルの共有が出来る=誰でもファイルが閲覧可能と言うのも、困る事が多いです。
アクセス制御が可能な文書管理システムも必要です。

ペーパーレスをした為に、コスト高になってしまった…ということを避けるためには、
当然、コスト(費用や実際の作業時間)の検討が必要です。

文書管理システムの利用には、設置・設定・管理(運用)の手間が掛かります。
特に管理(運用)の手間(コスト)は利用している限り費用が発生します。
設置・設定を提供側が対応し、さらに、管理・運用サポート付きのサービスがお得です。

文書管理システム もんじゅの知恵・サービスはこれらの全ての機能を満たす様に
開発・提供しています。




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