文書管理システムに関する様々な情報のコラム。

新人活用で自身の仕事に集中出来るツール。

2013年4月23日| 未分類

新人に、現在進行中の案件の概要を知って仕事を覚えて貰うには、

議事録や資料、お客様やプロジェクト内に流れた、メールを読んでもらうのが一番です。

こんなときに、文書管理システム(サービス)を活用が便利で有効です。

日ごろから、議事録や資料、メールを文書管理サービスに蓄積しておき、

新人に要点を伝え、文書管理サービス上でプロジェクト名、案件名、お客様名の

「ことば」で検索してもらうのが一番良い方法です。いちいち資料の場所を教える必要もないです。

案件の概要や経緯を掴めれば、新人もスタートラインに付けます。

新人に文書を作成してもらう場合、

文書テンプレートとサンプルを用意し、それらを利用(再利用)し作成する方法が確実です。

1つのテンプレートの記入方法を伝授すれば、他の似たようなテンプレートにも応用でき、

教える時間と教えられる時間と2重に時間が短縮できます。

文書管理サービスのテンプレートの中に含まれている「ことば」で検索。

テンプレートと利用例を簡単に誰でも簡単に探す事が出来、時間が大幅に短縮できます。

文書管理サービスは、毎日使うものです、馴染みのある操作方法が良いです。

馴染みのない操作方法は、とっつきにくく、使われなくなってしまいます。

更に、入力方式が目的別に複数あるものがお勧めです。

メールならば、メールを送った際に同時に保存されるとか、

ネットワークディスクにコピーで保存されるとか、簡単な操作での保存方式が良いです。

文書管理サービスを便利に利用することで、新人を活用が可能となります。

また、先輩も新人に振り回されたり、新人指導に時間を割くことも無くなくなり、

自分の仕事に集中でき大幅な軽減に繋がります。