新人活用で自身の仕事に集中出来るツール。
新人に、現在進行中の案件の概要を知って仕事を覚えて貰うには、
議事録や資料、お客様やプロジェクト内に流れた、メールを読んでもらうのが一番です。
こんなときに、文書管理システム(サービス)を活用が便利で有効です。
日ごろから、議事録や資料、メールを文書管理サービスに蓄積しておき、
新人に要点を伝え、文書管理サービス上でプロジェクト名、案件名、お客様名の
「ことば」で検索してもらうのが一番良い方法です。いちいち資料の場所を教える必要もないです。
案件の概要や経緯を掴めれば、新人もスタートラインに付けます。
新人に文書を作成してもらう場合、
文書テンプレートとサンプルを用意し、それらを利用(再利用)し作成する方法が確実です。
1つのテンプレートの記入方法を伝授すれば、他の似たようなテンプレートにも応用でき、
教える時間と教えられる時間と2重に時間が短縮できます。
文書管理サービスのテンプレートの中に含まれている「ことば」で検索。
テンプレートと利用例を簡単に誰でも簡単に探す事が出来、時間が大幅に短縮できます。
文書管理サービスは、毎日使うものです、馴染みのある操作方法が良いです。
馴染みのない操作方法は、とっつきにくく、使われなくなってしまいます。
更に、入力方式が目的別に複数あるものがお勧めです。
メールならば、メールを送った際に同時に保存されるとか、
ネットワークディスクにコピーで保存されるとか、簡単な操作での保存方式が良いです。
文書管理サービスを便利に利用することで、新人を活用が可能となります。
また、先輩も新人に振り回されたり、新人指導に時間を割くことも無くなくなり、
自分の仕事に集中でき大幅な軽減に繋がります。
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欲しい時に出て来ない、書類･資料。そんなお悩み在りません。
必要な文書・書類・資料が欲しいときに出て来ない…そんなことがよくあると思います。
では、それを解決するためには、どうすれば良いのでしょうか?
ずばり、文書、書類の中に含まれている「ことば」で文書、書類を探すことです。
Yahoo!､Google の様な検索と言うとすぐイメージが頭に浮かぶと思います。
検索の為に｢キーワード、タグ、カテゴリー分類｣などを設定する様な
文書管理システムがありますが、保存方法で悩み、時間が掛かり結構面倒くさいです。
自動的に検索用の索引を作ってくれるものが良いです。
また、自分作成した物でない、他の社員が書いた資料が直ぐに出てこない事です。
これを解決するのは、｢ことば｣検索機能(全文検索)と、ファイルを共有する機能を持つ
サービスを導入することです。
Ｑ．書類・資料が欲しい時に出て来ない。
Ａ．検索機能とファイル共有機能を持つサービスを導入することで解決できます。
問題解決を通し、効率的で快適な次のステージ向かって頂ける事が私たちの喜びです。
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